Битрикс24 для государства
календарь и закрытая CRM-система

Еще недавно Google Календарь был одним из самых востребованных сервисов, как в для коммерческого, так и для государственного сектора.

Удобный и функциональный, календарь нужен для планирования встреч, постановки задач, составление расписания. Напоминания, бронирование свободных слотов, синхронизация с мобильным устройством — все это делает его незаменимым в организации рабочих процессов. 

В 2024 году Google заявил о введении ограничения доступа российских пользователей к своим сервисам, а Роскомнадзор предъявил требование о необходимости хранения данных на серверах, размещенных на территории России. Особое значение это имеет для государственных организаций, требования к организации безопасности данных для которых жестко регламентируются и контролируются.

Требования Правительства Кузбасса к порталу

Подобрать альтернативу Google Календарю или разработать собственный сервис, среди основных требований: 

• регистрация сервиса в реестре российского программного обеспечения;
• хранение информации на сервере, размещенном в собственном ЦОД;
• управление календарями других пользователей для роли “секретарь”;
• бронирование переговорных комнат;
• возможность интеграции с внешними информационными системами;

В качестве решения мы предложили Битрикс24.

Почему Битрикс24

Битрикс24 – это российский сервис, он может работать не только в облачной версии, когда база данных хранится на сервере у разработчика, но и позволяет разворачивает и устанавливать программное обеспечение внутри собственной IT-инфраструктуры.

У Правительства Кемеровской области это Центр обработки данных (ЦОД). В нем установлено все программное обеспечение, которое они используют, а также все базы данных, необходимые для работы.

Что мы сделали

Мы приобрели и развернули Битрикс24 внутри защищенной сети самой организации и реализовали запрос клиента: внедрили функции календаря и CRM-систему.

Основной запрос Правительства Кемеровской области – использование календаря для планирования работы сотрудников.

Чем удобен календарь в Битрикс24:

• Переговорные. Можно не только создавать встречи, но и просматривать занятость переговорных комнат, бронировать их или переносить бронь.
• Выбор сотрудников. При планировании можно выбрать любого сотрудника, который есть в системе, после чего он получает запрос на подтверждение участия во встрече. Также можно посмотреть.
• Возможность поделиться. Пользователь при планировании встреч может поделиться своим календарем или только свободными слотами, поэтому можно планировать общие встречи так, чтобы они не пересекались с другими встречами у сотрудников.
• Планирование. При необходимости можно запланировать встречу или совещание, которое будет повторяться (например, каждую неделю).
• Видеоконференция. Если сотрудник не может присоединиться очно, можно перейти в видеоконференцию и связаться с ним онлайн.
• Уведомления. Можно указывать время, за которое участникам будут приходить напоминания о встрече.
• Мобильное приложение. Даже если сотрудник не находится у компьютера, в мобильном приложении Битрикс24 ему будут приходить уведомления о событиях, изменениях, встречах, ему будет доступен весь функционал.
• Удобство интерфейса. Внутри встречи обозначать темы встреч, прикладывать документы, фиксировать важные детали в чате, который доступен каждому участнику встречи.
• Синхронизация. Можно настроить синхронизацию с другими сервисами, из которых можно перенести все события в систему Битрикс24.

Еще один запрос от Правительства Кемеровской области – создание задач и отслеживание процесса их выполнения. Оптимальное решение – внутренняя CRM-система, которую также можно было реализовать внутри сервиса Битрикс24.

На внутреннем сервере организации на операционной системе Astra Linux мы реализовали закрытую CRM-систему. Ранее в тестовом режиме мы проводили интеграцию с LDAP, но в связи с техническими особенностями структуры организации от нее отказались.

Мы создали структуру с уровнем доступа к данным, перенесли все данные о пользователях, добавили учетные записи для каждого сотрудника. Теперь в случае какой-либо утечки данные самой организации защищены, поскольку все работа ведется на ее внутреннем сервере.

После того, как все работы по реализации календаря и CRM-системы были закончены, мы провели консультации и внутреннее обучение для сотрудников по работе с Битрикс24.

Сейчас система успешно функционирует внутри сотрудников Правительства Кемеровской области, которые работают в Кемерово. Далее планируется развернуть работу системы на сотрудников по всему региону.