Внедрение Битрикс24 для крупного застройщика

Клиент

Группа компаний «Атмосфера» — крупный застройщик в Кемерово, занимается не только строительством жилых комплексов, но и управляет ими после сдачи: выполняет уборку и ремонт домовых территорий, обеспечивает видеонаблюдение и безопасность.

Ранее компания использовала множество сервисов для организации внутренних процессов — каждый из них отвечал конкретной задаче (несколько CRM, личные мессенджеры для связи, видеоконференции и др). С увеличением штата и количества услуг управлять сервисами становилось все сложнее. Каждый новый сотрудник должен получить доступ к своему набору сервисов и изучить его, в случае увольнения доступы должны быть закрыты. Руководство стремилось к централизованному управлению ит-ресурсами и искало многофункциональное решение, которое можно внедрить в большую часть процессов компании. 

Готовые решения не учитывали все особенности, самописные решения в долгосрочной перспективе выходили крайне затратными. Компания обратилась за внедрением CRM Битрикс24, которая благодаря открытому исходному коду была выбрана для последующей автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, все рабочие коммуникаций между сотрудниками, подрядчиками и клиентами были перенесены в Битрикс24.

Что нужно клиенту

Автоматизация

Например, возможность быстро составить и подписать любой договор внутри компании и подрядчиками без бюрократии, сложных согласований и с электронной подписью.

Контроль

За сотрудниками и подрядчиками. Возможность отслеживать задачи, допускать только необходимый круг лиц, назначать соответствующие роли, быстро связаться с заказчиками и исполнителями.

Соблюдение регламентов

Для каждой ситуации (рабочей задачи, документа, происшествия) есть свои регламенты. Чтобы соблюдать их, необходимо работать с большим объемом данных, из-за чего возрастает вероятность ошибки.

Что мы предложили – разработать необходимый клиенту функционал и интегрировать его в Битрикс24

Почему выбрали Битрикс24? 

• Клиент в прошлом работал с облачной версией сервиса, его интерфейс был знаком, а функционал закрывал большую часть типов процессов и постоянно развивался;
• Открытый исходный код позволяет разработчикам реализовать любую задумку, а API интегрировать с любым сторонним сервисом.

Что нам удалось реализовать

Журнал происшествий

Это внутренний продукт для сотрудников управляющей компании, которая помогает регистрировать происшествие, назначать ответственных и контролировать их выполнение.

Мы автоматизировали и сделали прозрачным этот процесс. Когда происходит инцидент, оператор в приложении фиксирует его и прикладывает фотографии. Затем исполнитель обрабатывает и решает инцидент с приложением отчета. Каждому этапу присваивается свой статус, пока инцидент не будет разрешен.

Договорная работа

У компании большое количество подрядчиков, с которыми постоянно ведется договорная работа. Поскольку действующих лиц на каждом этапе много, а каждый вид работы имеет свою специфику, система согласования и подписания документов становится очень сложной.

Мы полностью автоматизировали процесс работы с документами, от момента создания до подписи. Теперь при создании документа можно выбрать его тип, вид работ, подрядчиков и другие пункты, и в тексте автоматически отобразятся все необходимые данные, в том числе и код бюджетной классификации (КБК). 

После создания документу присваивается статус, назначаются стороны, необходимые для согласования, и запускается процесс. Доступ к документу имеют только те сотрудники, от которых требуется согласование. Они же могут вносить правки, получают уведомления обо всех изменениях в документе, могут просматривать историю, а также оставлять комментарии.

Как правило, сотрудники, которые допускаются к работе с документами, это:

• Заявитель;
• Юрисконсульт;
• Согласующий;
• Директор.

После того, как документ согласован, он отправляется на подписание. Мы интегрировали наше решение с системой 1С, поэтому сотрудники могут сразу поставить электронную подпись.

Интеграция с CRM

При работе (например, составлении документа) клиенты могут выбирать подрядчиков из своего списка контактов. Это упрощает процесс коммуникации и решения задач.

После разработки и реализации нового функционала мы провели внутреннее обучение для сотрудников компании. 

В дальнейшем планируем расширение функционала. Можем модифицировать его под требования клиентов, причем это касается как внешнего вида, так и инструментов.